Нормативные документы предприятия

РЕШЕНИЕ № 1

Единственного Учредителя Предприятий, входящих в «Группу Компаний»

 

Место проведения –  г. Москва, ул. Самотечная, д. 1/15

Время проведения –   10 апреля 2017года

 

ПРЕДЕЛЫ КОМПЕТЕНЦИИ ПРИНЯТОГО РЕШЕНИЯ

 

ПРЕДПРИЯТИЯ, ВХОДЯЩИЕ В ГРУППУ КОМПАНИЙ:

  1. ООО «СПЕЦСТРОЙ»;
  2. ЗАО «СТРОЙПРОМЛИЗИНГ»;
  3. ООО «ИНЖЕНИРИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «ВЭЛЛ»;
  4. ООО «МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ»;
  5. ООО «СТРОЙКОМПЛЕКС»;
  6. ООО «МЕЖРЕГИОНСТРОЙ»;
  7. ООО «СПЕЦПРОЕКТ»;
  8. ЗАО «ТОРГОВЫЙ ДОМ «СТК»

 

 

Присутствовали:

- Розенблюм Леонид Дмитриевич, обладающий 62 акциями, что составляет 100% (сто процентов) уставного капитала;

 

Число голосов, принадлежащих акционерам, включенным в список

лиц, имеющих право участвовать в общем собрании Учредителей - "100".

Число голосов, принадлежащих Учредителям, принявшим участие в

общем собрании по вопросам повестки дня - "100".

Кворум для проведения внеочередного общего собрания акционеров

имеется.

 

Председатель собрания    -  Розенблюм Л.Д.

Секретарь собрания    -      Белова Т.Н.

 

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Вопрос № 1 О  введении единообразного документооборота  в Группе Компаний.

Вопрос № 2  Об утверждении форм Бланков применяемых в документообороте Группы компаний.

Вопрос № 3 О  контроле за документооборотом  в Группе компаний.

 

По первому вопросу слушали:

С целью обеспечения эффективного управления предприятиями, входящих в структуру Группы Компаний, установить единообразный управленческий документооборот, включающий в себя следующие виды документов:

  1. Поручение;
  2. Требование о предоставлении информации/документов;
  3. Директива о проведении неотложных мероприятий и/или принятии незамедлительных мер;
  4. Директива к исполнению;
  5. Постановление о проведении проверочных действий по предприятию;
  6. Распоряжение о проведении проверочных действий по предприятию;
  7. Представление о необходимости наложения взыскания и/или увольнения работника;
  8. Предписание о выполнении следующих действий/мероприятий;
  9. Запрос о ходе исполнения Поручения;
  10. Запрос о ходе исполнения Предписания;
  11. Запрос о ходе исполнения Распоряжения;
  12. Уведомление о необходимости проведения проверочных действий;
  13. Сопроводительное письмо;
  14. Бланк распорядительного органа.

 

Настоящим док-том устанавливается, что в зависимости от имеющегося функционального предназначения, вышеуказанные документы представляют собой:

  1. «Требование о предоставлении информации/документов» – документ, на основании которого истребуется: информация и/или документы, предписанные Положениями, Регламентами и/или Трудовыми Договорами, соответственно находящие в наличии или на исполнении у Работника.

Данный документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • конкретное перечисление документов подлежащих предоставлению;
  • ответственное лицо;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок исполнения такого Требования не может превышать одного рабочего дня.

 

  1. «Директива  о проведении неотложных мероприятий и/или принятии незамедлительных мер» («Директива к исполнению») -  документ,  который требует немедленного выполнения определенных действий и направленный на  оперативное  реагирование по осуществлению неотложных мероприятий, касающихся деятельности предприятий, входящих  в структуру Группы Компаний.

Данный документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • конкретное перечисление мероприятий и/или действий, которые необходимо произвести;
  • сроки их проведения;
  • ответственное лицо;
  • сроки предоставления контрольного отчета о ходе выполнения мероприятий;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок исполнения такого документа не может превышать одного рабочего дня.

 

 

  1. «Постановление о проведении проверочных действий по предприятию» -   документ,  направляемый  в адрес Руководителя Ревизионной Комиссии ,  на основании которого  исполнитель обязан в течение одного часа выписать Распоряжение «о проведении проверочных действий на предприятии» и предпринять  неотложные меры  по организации проверки, в соответствии с регламентом, установленным в Положении «О Ревизионной Комиссии».

Данный документ – является конфиденциальным. Документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • конкретное предприятие, на котором необходимо произвести проверочные действия;
  • основания для проведения проверочных действий;
  • конкретный предмет проверки;
  • должностные лица, действия (бездействие) которых подлежит проверке;
  • сроки их проведения;
  • сроки предоставления контрольного отчета о ходе выполнения проверочных мероприятий;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок исполнения такой Директивы не может превышать одного рабочего дня.

 

  1. «Уведомление о необходимости проведения проверочных действий» - Данный документ – является конфиденциальным. Он направляется Руководителем Ревизионной Комиссии в адрес Председателя Совета Директоров. Обязательным приложением к данному документу – является «Рапорт ревизора о выявленных нарушениях». Документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:
  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • конкретное предприятие, на котором необходимо произвести проверочные действия;
  • какие нарушения были выявлены ревизором;
  • предполагаемый предмет проверки;
  • сроки её проведения;
  • должностные лица, действия (бездействие) которых подлежит проверке;
  • предполагаемые сроки предоставления контрольного отчета о ходе выполнения проверочных мероприятий;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок принятия решения по полученному Уведомлению не может превышать двух рабочих дней;

 

 

 

  1. «Распоряжение о проведении проверочных действий по предприятию» - документ,  издаваемый Руководителем Ревизионной Комиссии в случае проведения текущей, целевой или внеплановой проверки.

Данный документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • состав Ревизионной комиссии;
  • руководитель ревизионной комиссии;
  • Управление (подразделение) подлежащее проверке;
  • Документы и информация, подлежащие немедленному истребованию;
  • сроки их предоставления;
  • сроки предоставления контрольного отчета о ходе выполнения мероприятий;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок исполнения такого документа (выхода приказа Генерального Директора - о проведении проверки на предприятии) не может превышать одного рабочего дня.

 

  1. «Поручение» («Предписание о выполнении следующих действий/мероприятий») – документ, по которому предусмотрен отлагательный срок как для предоставления информации, справок, документов, аналитических отчетов, так и для проведения определенных действий и/или конкретных мероприятий. «Поручение» - является исключительной прерогативой Председателя Совета Учредителей Общества, и он носит конфиденциальный характер.

При этом  данный документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • предмет поручения и/или предписания, а именно:

- в каком  виде,  в какие сроки и какая информация, справка(и), аналитический отчет(ы) или документ(ы) предоставляются;

-  в какие сроки и какие конкретно действия и/или мероприятия необходимо провести;

  • Документы и информация, подлежащие немедленному истребованию;
  • сроки их предоставления;
  • сроки для предоставления плана мероприятий по выданному Поручению (Предписанию);
  • сроки предоставления графика платежей по предполагаемым мероприятиям (с приложениями в виде обосновывающих документов);
  • сроки предоставления контрольного отчета о ходе выполнения Поручения (Предписания);
  • ответственное лицо (лица) за исполнение;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя.

Срок исполнения такого документа не может превышать трех рабочих дней.

  1.  «Запрос о ходе исполнения Поручения» (Предписания, Распоряжения) – документ,  на основании которого, ответственный исполнитель указанный в Поручении (Предписании, Распоряжении), обязан направить в адрес инициатора отчет о ходе выполнения полученного Поручения (Предписания, Распоряжения);

Данный документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • ссылку на исходящий и входящий номера направленного ранее Поручения (Предписания, Распоряжения);
  • на какое ответственное лицо было возложено исполнение Поручение;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок исполнения данного документа не может превышать трех часов, с момента получения входящего номера на Запросе.

 

  1. «Представление о необходимости наложения взыскания и/или увольнения работника» - документ; на основании, которого принимается решение о необходимости наложения административного и/или материального взыскания на любого работника.

Данный документ – является конфиденциальным. Он может быть направлен:

  • Председателем Наблюдательного Совета,
  • Председателем Совета Учредителей Общества,
  • Руководителем Квалификационной Комиссии,
  • Начальником Юридического Управления,

Руководителем Ревизионной Комиссии

- в адрес Председателя Совета Директоров. Обязательным приложением к данному документу – является «Докладная записка  о выявленных нарушениях». Документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • сведения о выявленных нарушениях;
  • предполагаемый вид взыскания;
  • есть ли необходимость в дополнительной проверке деятельности данного работника;
  • предполагаемый предмет проверки;
  • сроки её проведения;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок принятия решения по полученному Представлению не может превышать двух рабочих дней;

 

 

 

 

  1. «Сопроводительное письмо» – документ, составленный в произвольной форме, на основании которого (в виде приложений) в адрес какого – либо должностного лица направляются документы разного характера для принятия по ним решения и/или каких- либо мер.

Данный документ должен быть оформлен на бланке должностного лица, от которого он исходит, и он должен содержать в себе:

  • Название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • конкретное перечисление направленных документов;
  • на кого возложен контроль над исполнением данного документа;
  • подпись должностного лица
  • подпись ответственного исполнителя документа.

Срок принятия решения по предоставленным документам не должен превышать трех рабочих дней.

 

  1. Бланк Распорядительного Органа – это стандартный шаблон документа, содержащий в себе наименование Органа Управления в Группе Компаний, наименование документа, реквизиты и другие данные, по которым можно судить от кого именно исходит данный документ.

Данный документ должен содержать  в себе:

  • наименование Органа Управления от которого он исходит:
  • название (вид) документа;
  • номер документа;
  • информацию о том, в чей адрес он направлен;
  • регистрационные номера (входящий и исходящий);
  • дату направления документа;
  • подпись должностного лица;
  • подпись ответственного исполнителя документа.

 

Установленный документооборот может осуществляться следующими способами:

  • путем непосредственной передачи документа;
  • посредством передачи телефонограмм;
  • посредством факсимильной связи;
  • посредством электронной передачи.

 

ПО ВТОРОМУ ВОПРОСУ

 

Начиная с 10 апреля 2017года, все вышеуказанные в настоящем решении формы и порядок их обращения на предприятиях Группы Компаний.

При этом, введены следующие правила  ведения     документооборота, а именно:

Документы оформленные Председателем Совета Директоров - являются документами прямого действия.

Документы оформленные Председателем Совета Учредителей Общества, Руководителем Ревизионной Комиссии – являются документами прямого действия и могут направляться: как на предприятие непосредственно, так и апосредованно – через Председателя Совета Директоров.

Документы оформленные Председателем Наблюдательного Совета, Руководителем Квалификационной Комиссии также обязательны для исполнения в соответствии с их функциональным назначением, но они направляются на предприятия через Председателя Совета Директоров, с его сопроводительным письмом.

 

 

 

 

Все документы, независимо от порядка их передачи должны иметь Исходящие и Входящие номера. Для этого, предусмотрена следующая система в регистрации:

Регистрационный номер должен содержать в себе:

  1. Номер исходящего документа;
  2. Дату отправления документа;
  3. Литер Должностного лица (Управляющего Органа);
  4. Контрольный срок исполнения документа.

Номер исходящего документа содержит в себе:

- Порядковый номер исходящего/входящего документа;

Дата отправления документа содержит в себе:

- Число;

- Месяц;

- Последние цифры года;

Установленный Литер:

- Председатель Совета Учредителей Общества – СУ (Совет Учредителей);

- Председатель Наблюдательного Совета – НС (Наблюдательный Совет);

- Председатель Совета Директоров – СД (Совет Директоров);

- Начальник Юридического Управления – ЮУ (Юридическое Управление);

- Руководитель Ревизионной Комиссии – РК (Ревизионная Комиссия);

- Руководитель Квалификационной Комиссии – КК (Квалификационная Комиссия);

Контрольный срок исполнения документа содержит в себе:

- Число;

- Месяц;

- Последние цифры года;

 

Для системы учета документов установлен следующий регламент:

 

Учет входящей и исходящей документации ведется в трех электронных таблицах.

 

- Первая таблица предусматривает регистрацию всей исходящей документации;

В вертикальном столбце учитываются вся исходящая документация.

В горизонтальной части таблицы учитываются: вид отправления, контрольный срок исполнения документа, в чей адрес направлен документ, ответственный исполнитель.

 

- Вторая таблица предусматривает регистрацию всей входящей документации;

В вертикальном столбце учитываются вся входящая документация с присвоенной ей нумерацией.

В горизонтальной части таблицы учитываются: вид отправления, номер входящей документации, контрольный срок исполнения документа, в чей адрес направлен документ, ответственный исполнитель.

 

- Третья таблица предусматривает регистрацию контрольных сроков по исполнению документов;

В вертикальном столбце учитываются вся документация с присвоенной ей нумерацией.

В горизонтальной части таблицы учитываются: даты с 01 по 31 число текущего месяца (без учета выходных и праздничных дней), куда заносится контрольный срок исполнения документа.

 

Ответственный исполнитель документа обязан организовать у себя вышеуказанную систему учета и контроля над документооборотом, а также ежедневно производить проверку третьей таблицы, в ходе проверки которой он обязан за один рабочий день направить телефонограмму о необходимости предоставления документа на следующий рабочий день.

 

 

ПО ТРЕТЬЕМУ ВОПРОСУ:

 

Настоящим РЕШЕНИЕМ вводится следующий порядок контроля над исполнением  документооборота на предприятиях Группы Компаний:

В случае, когда ответственный исполнитель,  в чей адрес направлен соответствующий документ, - не может уложиться в установленные сроки, он имеет право направить инициатору Предложение с просьбой о переносе сроков.  В этом письме он обязан обосновать перенос сроков исполнения и предоставить в виде Приложения к данному письму свой предлагаемый график исполнения Директивы, Поручения, Предписания.

Однако, наличие такого письма не приостанавливает исполнение документа, а в случае, если представленное Предложение отклонено, то исполнитель обязан уложиться в установленный данным регламентом срок.

Срок рассмотрения предложения не может превышать двух часов.

В случае, когда ответственный исполнитель срывает срок и/или вообще в установленный срок не представляет отчетный документ, инициатор обязан направить в адрес Председателя Совета Директоров Директивное письмо с требованием о проведении проверочных действий. По данному Директивному письму, Председатель Совета Директоров в течение одного часа обязан установить предмет проверки и незамедлительно выдать соответствующее поручение Руководителю Ревизионной Комиссии, вне зависимости от того, какое должностное положение занимает лицо, установленное исполнителем по документу.

Ревизионная Комиссия в ходе проведения проверки обязана установить причины срыва сроков в предоставлении отчетного документа и ответственных исполнителей, по вине которых данный отчет не был своевременно предоставлен. Также, в своем заключении, Ревизионная Комиссия обязана указать должностных лиц, которые должны были осуществлять контроль над исполнением. В заключении Ревизионной Комиссии должны содержаться Представления о наложении мер взыскания на виновных лиц, независимо от того, какое должностное положение занимает то лицо, на которое должно быть наложено взыскание.

По результатам предоставленным в заключении Ревизионной Комиссии, Председатель Совета Директоров обязан, в тот же день, вынести на Общее Собрание Участников Общества вопрос о наложении взыскания на виновных лиц.

 

Настоящим Регламентом функция осуществления эффективного контроля над реализацией  документооборота  - отводится Ревизионной комиссии Группы Компаний.

Кроме того, для  реализации эффективных мер,  в Группе Компаний вводится для   всех  работников, кроме Руководителей предприятия,  Повременно-сдельная  форма  оплаты труда, в рамках которой существует выплата премиального вознаграждения.   При этом,   размер материального взыскания  в случае не представления надлежащего отчета  по вышеуказанному  документообороту, может составлять более 50% от суммы премиального вознаграждения работника.

Размер таких удержаний определяется в каждом конкретном случае в Представлении Ревизионной  Комиссии.

 

 

Единственный Учредитель Предприятий Группы Компаний

 

 

_______________________________________________ / Л.Д.Розенблюм/

УТВЕРЖДАЮ             УЧРЕДИТЕЛЬ ПРЕДПРИЯТИЯ                                ____________________  /Л.Д.Розенблюм/

 

РЕГЛАМЕНТ

     УСТАНАВЛИВАЮЩИЙ ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

 

  1. Согласно установленной технологической карте, начиная с 01 числа каждого текущего месяца, Менеджер осуществляет звонки потенциальным Заказчикам (не менее 3-х штук в час, не менее 24 звонков в день), при этом регистрируя сведения по сделанным звонкам в форме «Ежедневный учетный бланк» по установленной форме, за исключением графы «Фин. результат».

Обязательным приложением по каждому звонку - является заполненный Менеджером бланк «Опросный лист». Ежедневно, в период с 01 по 07 текущего месяца, Менеджер не позднее 14-00 передает заполненный «Ежедневный учетный бланк» своему непосредственному Руководителю направления.

  1. Руководитель направления, получив данные в 14-00, зарегистрированные в «Ежедневном учетном бланке», производит укрупненный расчет и заполняет в нем по каждому потенциальному Заказчику графу «Финансовый результат».
  2. Вечером, каждого дня, не позднее 18-00, Менеджер сдает «Ежедневный учетный бланк» и «Опросные листы» Руководителю направления.
  3. Такой технологический процесс продолжается в период с 01 по 07 число каждого текущего месяца.
  4. Из потенциальных контрагентов, зарегистрированных в ежедневном учетном бланке, Руководитель направления, по установленным критериям:

- Доходность контракта;

- Форма оплаты и порядок расчетов;

- Кто будет являться поставщиком материалов по Контракту;

- Лояльность потенциального Заказчика;

- Удаленность объекта;

- Кол-во необходимого персонала на объекте.

ежедневно, но не позднее 07 числа текущего месяца заносит на каждого из Менеджеров по 10 отобранных объектов в бланк, установленной формы «Воронка продаж подразделения».

  1. При формировании «Воронки Продаж подразделения в текущем режиме, Руководитель Отдела Продаж не позднее 07 числа текущего месяца формирует «Сводную Воронку Продаж» на основании данных, предоставленных ему Руководителями направлений, с учетом 10 потенциальных Заказчиков по нижеследующим направлениям:

- Общестроительные работы;

- Инженерные сети и коммуникации;

- Отделочные работы;

- Домостроение, Реконструкция и капитальный ремонт;

- Гос. Закупки (44 ФЗ);

- Коммерческие тендеры (223 ФЗ)

  1. Сформировав «Сводную Воронку Продаж», Руководитель Отдела Продаж обязан 08 числа текущего месяца выдать кадровому работнику подотчетного подразделение письменное поручение произвести обзвон указанных в «Сводной Воронке Продаж» потенциальных Контрагентов и проверить актуальность предоставленных Менеджерами данных.

Вышеуказанная проверка того же 08 числа текущего месяца оформляется письменным отчетом кадрового работника, предоставляемого в адрес Руководителя Отдела Продаж, а копия отчета в тот же день, в обязательном порядке, направляется в адрес Ревизионной Комиссии Предприятия.

  1. При этом, в период проводимой проверки, начиная с 07 числа текущего месяца, в период 08 и 09 числа текущего месяца, Менеджер (по отобранным Руководителем направления объектам), запрашивает у потенциального Заказчика техническую документацию по объекту и начинает в период с 08 по 09 производить визуальный осмотр отобранных объектов для подтверждения фактического наличия указанных Заказчиком объемов работ, заполняя при этом «Требование о проведении местной командировки» и по результатам визуального осмотра формируя отчет соответствующего содержания, по установленной форме.
  2. По результатам письменного отчета кадрового работника, и отчетов Менеджера по выездам в местную командировку, Руководитель Отдела Продаж подписывает бланк «Сводная Воронка Продаж» и предоставляет его на утверждение Коммерческому Директору Предприятия, который не позднее 18-00 09 числа текущего месяца на основании данных внесенных в «Сводную Воронку Продаж» формирует таблицу «Финансовых Результатов» по установленной формы.
  3. В период с 10 числа текущего месяца по 15 число того же текущего месяца, Менеджеры, согласно предоставленной им потенциальным Заказчиком технической документации, начинают формировать по установленной форме бланк «Сводная ведомость объемов работ» (СВОР).
  4. Затем, сформировав объемы, работ по контрактам в бланке установленного образца (СВОР), в период с 10-14 чисел текущего месяца, Менеджер в обязательном порядке обязан направить подготовленные бланки СВОР в адрес Заказчиком (по указанной Заказчиком электронной почте), для согласования с ним в период до 15 текущего месяца (по той же электронной почте) рассчитанного Менеджером и занесенного им в СВОР объема работ по контракту.
  5. Только после согласования по электронной почте занесенных в СВОР объемов работ с потенциальным Заказчиком, но не позднее 15 числа текущего месяца, сформированные и согласованные с Заказчиком «Сводные Ведомости Объемов Работ», заполненную по разделам: «объемы работ», «тарифы на работы», «материалы», «расходные материалы», «затраты по оплате труда», «прочие расходы», - Менеджер отправляет на целевую почту зам. Главного инженеру (zgi@sp-st.com)
  6. Получив от Менеджера «СВОР» и техническую документацию, Заместитель. Главного Инженера, ознакомившись с предоставленным Менеджером «СВОР» и предоставленной Менеджером технической документацией, в период с 15 числа текущего месяца начинает вести переговоры с потенциальным Заказчиком.
  7. Согласовав с Заказчиком время встречи, Заместитель Главного Инженера, не позднее 16 числа текущего месяца, начинает выезд на объекты и проверяет требуют ли указанные в «СВОР» объемы корректировки в сторону увеличения. Если такое увеличение объемов работ требуется, то Заместитель Главного Инженера согласует доп. Объем работ с потенциальным Заказчиком и оформляет это отдельным протоколом, оформленным по установленной форме.
  8. После подписания Заказчиком вышеуказанного протокола, Зам. Главного Инженера в тот же день вносит корректировки в «СВОР» по указанному в нем объекту.
  9. После этих корректировок Зам. Главного Инженера направляет откорректированный «СВОР» по электронной почте (snab@sp-st.com) инженеру материально-технического снабжения.
  10. Получив «СВОР», инженер материально-технического снабжения в этот же день проверяет предоставленный «СВОР» в разделах: «материалы», «расходные материалы», корректирует предоставленный «СВОР» в вышеуказанных разделах с учетом имеющихся корректировок, произведенных Заместителем Главного Инженера.
  11. Далее, из раздела «материалы», поступивших от Заместителя Главного Инженера откорректированных «СВОР», инженер материально-технического снабжения

начиная с 15 числа текущего месяца, формирует по установленной форме бланк - «Сводная Ведомость Материалов» (СВМ). Сформировав «СВМ», инженер материально-технического снабжения, в срок не более 42 часов получает предварительные счета от потенциальных предприятий Поставщиков, на материалы, указанные им в бланке «СВМ».

  1. Одновременно с работой инженера материально-технического снабжения, Заместитель Главного Инженера формирует График Производства Работ (ГПР) по установленной форме и обязательные приложения к нему в виде справки по кол-ву рабочих и их специальностям.
  2. Заместитель Главного Инженера получив от инженера материально-технического снабжения «Сводную Ведомость Материалов» проверяет внесенные им в документ данные, а затем при формировании в текущем режиме, направляет по э/почте Менеджеру, ответственному за данный объект, следующую информацию, сформированную на бланках по установленной форме:

- откорректированный им «СВОР»,

- сформированный им «График Производства Работ»,

- сформированную и выверенную «СВМ», а также

- справку по рабочим.

Формирование полученных от Заместителя Главного Инженера «СВМ» не может выходить за установленную настоящим Регламентом контрольную дату, а именно - 20 число текущего месяца.

При этом, в случаях, когда у Заместителя Главного Инженера не возникает необходимости во встрече с потенциальным Заказчиком для корректировки первоначально предоставленного Менеджером «СВОР» - расчетное времяисчисление для подготовки Заместителем Главного Инженера «ГПР» и «СВМ» не может превышать более 24 часов с момента получения первоначального «СВОР» от Менеджера.

  1. По получении этих документов от Заместителя Главного Инженера, Менеджер не позднее 21 числа текущего месяца формирует следующие бланки по установленной форме:

- бланк «калькуляция»;

- бланк «Сводная калькуляция».

  1. Затем Менеджер, не чем с 22 по 24 числа текущего месяца, производит расчет экономики контракта и формирует соответствующий бланк.

По подготовке всего вышеуказанного пакета документов, Менеджер, в период с 25 числа по 27 число текущего месяца, согласовывает с потенциальным Заказчиком – График Производства Работ и иные условия контракта, включая его цену и порядок оплат. При этом, за базовый документ Менеджер обязан взять «договор строительного подряда», размещенный на сайте компании.

22.1. В ходе согласования условий, Менеджер согласует с Заказчиком формы оплаты, установленные договором, а именно: авансовый платеж, аккредитив, ячейка, а также предоставленная банковская гарантия оплаты.

22.2. Кроме этого, согласованию Менеджером подлежит условие подписания формы КС-2 каждого 01 числа текущего месяца и ежемесячная оплата Заказчиком выполненных работ не позднее 04 числа.

22.3. Помимо этого, Менеджером в обязательном порядке согласуется и вносится в существенные условия договора - порядок компенсации Заказчиком за простой в работе.

  1. После согласовании условий контракта с Заказчиком, Менеджер, не позднее 27 числа текущего месяца, направляет по э/почте (zgi@sp-st.com) в адрес Зам. Главного Инженера «поручение» (по установленной форме) для размещении данных контракта на сайте предприятия sp-st@com в разделе «Наши тендеры» в виде «ЛОТА». При этом, Заместитель Главного Инженера размещая информацию, указывает там: в графе «подробнее» откорректированный им «СВОР», информацию о видах работ, информацию об объемах работ, информацию о количестве необходимых специалистов и стоимости работ к оплате.
  2. Одновременно с размещением вышеуказанной информации на сайте компании, Зам. Главного Инженера направляет «Уведомление» о размещении данных контракта в разделе «Наши тендеры» кадровому специалисту, для приема и обработки звонков от потенциальных подрядчиков.
  3. После согласования условий договора с потенциальным Заказчиком, Менеджер, через Руководителя направления, не позднее 28 числа текущего месяца получает согласующую подпись на проект договора у Руководителя Отдела Продаж, и направляет заполненный и подписанный со стороны предприятия договор на подписание Заказчику.
  4. По получении подписанного от Заказчика договора, ( не позднее 29 числа текущего месяца) он (договор) регистрируется в текущем реестре договоров.
  5. Получив 30 числа текущего месяца экземпляр договора, подписанный Заказчиком, ответственный Менеджер, в тот же день, формирует сводный комплект документации по договору «ПАПКУ», включающий в себя нижеследующие виды бланков установленной формы:

- окончательный вариант (согласованный с Заказчиком Заместителем Главного Инженера) «Сводной Ведомости Объемов Работ»;

- «График Производства Работ»;

- «Сводную Ведомость Материалов»;

- «Сводную калькуляцию»;

- «Расчет экономики контракта»;

-  Проект «Распоряжения на открытие финансирования».

  1. Сформированный комплект документов («ПАПКУ»), Менеджер в тот же день (30 числа текущего месяца), не позднее 17-00, передает на согласование своему непосредственному руководителю – Руководителю своего подразделения.
  2. Проверив комплектность и внесенные данные, Руководитель подразделения ставит свою согласующую подпись и в тот же день (30 числа текущего месяца), не позднее 18-00, передает весь комплект документов на утверждение Руководителю Отдела Продаж.
  3. Руководитель Отдела Продаж, не позднее 12-00 следующего дня (31 или 01 числа), обязан проверить и при наличии согласия с указанными в нем данными подписать комплект документов, поставив свою подпись в графе «Согласованно» на бланке «Распоряжение на открытие финансирования». Если Руководитель Отдела Продаж не согласен с комплектностью документов и/или с внесенными в документы данными, он обязан не позднее 12-00 передать «ПАПКУ» Руководителю подразделения с письменными замечаниями, в которых указывается срок для их устранения.

После устранения указанных замечаний, Руководитель Отдела Продаж ставит свою подпись в графе «Согласовано» на бланке «Распоряжение на открытие финансирования».

  1. Получив подпись Руководителя Отдела Продаж на распорядительном документе, Менеджер изготавливает 4 копии комплектов «ПАПКИ» и передает их на регистрацию специалисту кадровой службы предприятия.
  2. Специалист кадровой службы получив документы от Менеджера в течении 5 минут регистрирует комплекты документов в журнале установленного образца, и сразу все четыре экземпляра передает на подпись Коммерческому Директору предприятия.
  3. Коммерческий Директор, в тот же день, проверив комплектность и содержание «ПАПКИ» с договором, установив правильность произведенных расчетов до 17-30 того же дня подписывает бланк «Распоряжение на открытие финансирования» и возвращает 3 экземпляра «ПАПКИ» кадровому специалисту.
  4. Кадровый специалист, в 17-30 того же дня передает их под регистрационную подпись по назначению, а именно:

- Менеджеру;

- В Строительное Управление;

- В Управление Контроля Качества.

            ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ ДОГОВОРА

  1. По приходу «ПАПКИ» в Строительное Управление, инженер снабжения готовит Заявку установленного образца на оплату денежных средств, указанных и подписанных в разработанной «СВМ» и передает вышеупомянутую Заявку на оплату Коммерческому Директору предприятия.

К переданной Заявке инженер снабжения обязан приложить в качестве обоснования счета от организаций Поставщиков и копии подписанных с Поставщиками договоров.

  1. Коммерческий Директор, получив Заявку от инженера снабжения не позднее 3-х часов с момента ее получения производит проверку на соответствие запрашиваемых материалов и средств утвержденному ранее «СВМ», и в случае соответствия подписывает Заявку, передает ее на регистрацию, для дальнейшей оплаты через бухгалтерию предприятия.

Реализация по оплате указанной Заявки производится на следующий день до 12-007

  1. Одновременно с этим, при получении «ПАПКИ», Заместитель Главного Инженера оформляет в трех экземплярах бланк «Распоряжение о закреплении за объектом», формирует и выдает один экземпляр на руки Производителю Работ пакет документов, состоящий из: тех. документации, ГПР, СВОР, и набора журналов, необходимых для ведения на объекте, таких как: «Журнал ежедневных нарядов»; «Журнал контроля качества»; «Журнал выдачи инструмента»; «Журнал приема и учета товарно-материальных ценностей»; «Журнал по технике безопасности» и иные, сформированные на усмотрение Заместителя Главного Инженера.

- второй и третий экземпляры, сформированный в полном объеме временно остаются у Заместителя Главного Инженера;

  1. После этого, прораб выезжает на объект и принимает стройплощадку по акту приема-передачи установленной формы, который не позднее следующего дня предоставляется Заместителю Главного Инженера.
  2. Заместитель Главного Инженера окончательно формирует еще два экземпляра «ПАПКИ», один оставляет у себя, а второй передает под регистрацию в Управление Контроля Качеством.
  3. Далее, вся работа на вверенном объекте осуществляется Производителем работ, закрепленным за этим объектом вышеуказанным распоряжением, а Менеджером, Главным Инженером и Управлением Контроля Качества, производится осуществление контроля за ходом работ на объекте, и формирование, а также подписание форм КС-2 и КС-3 после каждого 25 числа текущего месяца.
    • Для реализации функции контроля за производством работ, Управлением Контроля Качества предъявлены следующие требования к Производителям Работ, закрепленных за объектами:

- ежедневное предоставление фотоотчетов в период производства работ;

- еженедельное (каждую пятницу к 17-00) предоставление нижеследующих документов: «Журнала ежедневных нарядов»; «Журнала контрольных замеров»; «Журнала приема и учета материалов».

При этом, инженер сметчик ежедневно по предоставленным фотоотчетам ведет «Контрольный журнал выполнения ГПР» и выявляет соответствие произведенных на объекте работ – установленному в ГПР объему. В случае установленного несоответствия, инженер сметчик обязан в тот же день оформить докладную записку установленного образца в адрес своего непосредственного руководителя – Начальника Управления, а копию этой докладной предоставить под регистрационный учет – Главному Инженеру в Строительное Управление.

В тоже время, инспектор Управления Контроля Качества осуществляет периодический контроль за соблюдением Производителем Работ СНИПов и технологического процесса при производстве СМР на объектах, а также в ведение инспектора отнесен визуальный контроль на объекте за соблюдением Производителями Работ установленного заказчиками ГПР и контроль за своевременным и правильным заполнением журналов Производителями Работ на вверенных им объектах строительства. Свою деятельность инспектор осуществляет на основании установленного Начальником Управления графиком объезда, отраженного в форме установленного образца. В результате обследования объекта инспектор обязан в тот же день предоставить инженеру сметчику для регистрации отчет установленной формы.

  • Одновременно с этим, для реализации функции той же контроля за производством работ, Главным Инженером ежедневно контролируется соблюдение Производителями Работ (закрепленных за объектами) установленного Графика Производства Работ.

Кроме того, действующим на предприятии настоящим РЕГЛАМЕНТОМ и Главным Инженером, ЕЖЕНЕДЕЛЬНО установлена периодичность проводимых отчетных совещаний с Производителями работ (в 17-00 каждого понедельника).

В случае поступления докладной из Управления Контроля Качеством о срыве сроков, установленных ГПР и/или несоблюдения Производителем Работ СНИПов и технологического процесса при производстве работ, Главный Инженер обязан незамедлительно вызвать к себе Производителя Работ, получить от него письменное объяснение по фактам, изложенным в докладной, и наложить на Производителя Работ материальное взыскание в виде лишения Производителя Работ премиального вознаграждения.

 

ПОРЯДОК СДАЧИ ОБЪЕМОВ

И КАЧЕСТВА ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ

СОГЛАСНО П.5.5;5.6., СДАЧА РАБОТ ПРОИЗВОДИТСЯ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПОДРЯДЧИКОМ 100% ОТ ОБЪЕМА

РАБОТ, УСТАНОВЛЕННЫХ ДОГОВОРОМ

 

  1. Представителем Подрядчика производится сдача работ ответственному от ООО «СПЕЦСТРОЙ» - Производителю Работ.

Сдача работ производится на отчетную дату 24 число каждого текущего месяца, а также по окончании производства работ, которая установлена Графиком Производства Работ, являющийся обязательным приложением к Договору Подряда.

При сдаче выполненных работ ответственным представителем по договору коллективного подряда, представитель ООО «СПЕЦСТРОЙ» обязан руководствоваться:

- «Сводной Ведомостью Объемов Работ»;

- «Графиком Выполнения Работ», которые яаляются обязательным приложением к Договору Подряда.

Качество выполненных работ должно обязательно должно соответствовать СНиП, ГОСТ, ТУ, иным требованиям Заказчика, а также приведенным нормам.

  1. При сдаче Подрядчиком работ, (каждого 24 числа текущего месяца, а также при окончании работ) представитель предприятия - Производитель Работ проверяет выполненный объем, качество выполненных работ и соблюдение Подрядчиком технологического процесса, после чего, считая что работы выполнены Подрядчиком без скрытых и видимых дефектов, Производитель работ составляет «Дефектную ведомость» установленного образца, подписывает ее и сдает сформированную им «Дефектную ведомость» (принятые у бригад работы) ( в тот же день 24 числа) Заместителю Главного Инженера.

38.1 В случае выявления несоответствия одного из пунктов, производитель работ определят срок устранения замечаний и указывает его в «Дефектной ведомости».

Сформированная «Дефектная ведомость» (содержащая замечания), с подписями производителя работ и уполномоченного лица от подрядчика в тот же день передается Заместителю Главного инженера.

Бригада обязана устранить замечания в установленные сроки и заново сдать произведенные работы.

В случае последующего отсутствия замечаний у Производителя Работ к выполненным фактически объемам работ, технологии производства работ, качеству, подписанная им «Дефектная ведомость» передается Зам. главного инженера вместе с актами выполненных работ. Однако при этом, расчетные сроки по выплатам будут отнесены к последующему периоду выплат по дДоговору Подряда.

  1. При сдаче 24 числа выполненных работ Производителем Работ на предприятии, Зам. Главного Инженера в тот же день (24 числа текущего месяца) должен проверить подписанную производителем работ «Дефектную ведомость» на ее соответствие: «Сводной Ведомости Объемов Работ» и «Графику Производства Работ», (которые являлись обязательным приложением к заданию (Договору) Подрядчика), а также проверить полный объем выполнения работ, указанных в «Дефектной ведомости». При этом, Заместитель Главного Инженера лично (путем выборочно произведенных обмеров и/или измерений) обязан проверить качество выполненных работ на соответствие, после чего подписывает предоставленную Производителем Работ «Дефектную ведомость» (установленного образца) в которой должны быть отражены: работы по договору, выполненные фактически работы, соблюдение технологии, качество и в графе «выданные замечания» - должна стоять надпись «отсутствуют». Далее, 25 числа текущего месяца, до 10-00, Заместитель Главного Инженера передает подписанную им «Дефектную ведомость» в Управление Контроля Качества для ее учетной регистрации.

39.1 В случае несоответствия одного из обозначенных условий, Зам. Главного Инженера формирует новую «Дефектную ведомость» за своей подписью, не принимает выполнение работ и отправляет ее для устранения внесенных в нее замечаний.

При этом, Заместитель Главного Инженера обязан сформировать акт дисциплинарного взыскания в отношении Производителя Работ, в связи с необоснованной приемки им у Подрядчика работ, не соответствующих СНиП, ГОСТ, ТУ.

  1. При сдаче выполненных работ от Зам. Главного Инженера к представителю Управлению Контроля Качества, необходимо руководствоваться установленными регламентами сдачи выполненных работ.
  2. Так, после регистрации предоставленных в Управление Контроля Качества и подписанных Заместителем Главного Инженера «Дефектных ведомостей», Начальник Управления своим письменным Распоряжением, в период с 25 по 27 число текущего месяца, направляет инспектора на объекты – для осуществления целенаправленной проверки и принятия работ. При этом, график объезда инспектора не может составлять менее 3-х объектов в день.
  3. Все объекты должны быть проверены не позднее вечера 27 числа. После проведения ежедневной проверки, инспектор предоставляет отчеты по объектам непосредственно Начальнику Управления, регистрируя их при этом в журнале.

42.1 Если инспектор установлены замечания, в следствии которых он не может осуществить приемку выполненных работ на объекте, он вносит замечания в «Дефектную ведомость» и данная ведомость возвращается Заместителю Главного Инженера, предварительно пройдя регистрацию в журнале Управления.

Далее, Заместитель Главного Инженера производит работы, установленные пунктом 39.1;38.1 настоящего Регламента. При этом, все расчетные даты с Подрядчиком переносятся на следующий срок платежа.

  1. Если работы приняты инспектором, то после регистрации положительного отчета в «Журнале технического надзора», им (инспектором) составляется проект акта приема-передачи выполненных работ и данный проект предоставляется на подпись Начальнику Управления до 11-00 следующего рабочего дня (28 числа текущего месяца).
  2. Начальник Управления Контроля Качества до 13-00 обязан рассмотреть предоставленные ему на подпись акты и авизовать их своей подписью, после чего подписанные акты передаются инженеру сметчику для формирования актов КС-2 и КС-3, актов скрытых и выполненных работ - но не более 3-х объектов в день.
  3. Сформированные акты КС-2 и КС-3, а также акты скрытых и выполненных работ передаются на подпись Начальнику Управления, который авизует их своей подписью не позднее 10-00, 30 числа текущего месяца, после чего, все документы регистрируются в журнале и в тот же день инженером сметчиком направляются Заказчику по указанной им электронной почте. Копии актов, инженером сметчиком сразу направляются ответственному Менеджеру по его электронной почте.
  4. С 01 по 05 число следующего месяца Заказчик производит приемку выполненных предприятием работ. Работы считаются принятыми, если до 10-00 06 числа на электронную почту или фактический адрес предприятия поступают подписанные Заказчиком акты. Если документы не поступают до указанного времени, работы считаются принятыми по умолчанию согласно установленным условиям договора.

 

ПОДПИСАННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЕМ УПРАВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЫПОЛНЕННЫХ ПОДРЯДЧИКОМ РАБОТ, СЛУЖИТ ЕДИНСТВЕННЫМ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ОПЛАТЫ ПРОИЗВЕДЕННЫХ РАБОТ. 06 числа до 11-00 ответственный Менеджер выставляет счет на оплату Заказчику, и в течении двух дней получает копию платежного поручения об оплате (фактическое поступление денег на расчетный счет в течении 3-х банковских дней).

  1. 07 числа, на основании копии платежного поручения, ответственный Менеджер срок не более 2-х часов готовит Заявку установленного образца на оплату средств по договору Подряда, регистрирует ее у кадрового специалиста подразделения, и далее зарегистрированная Заявка поступает на подпись к Коммерческому директору предприятия и затем в бухгалтерию на оплату.
  2. 10 числа, Бухгалтер предприятия, после поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, в тот же день производит оплату на расчетный счет или карту.

В случае требования о наличном расчете, бухгалтер подает чек на получение денежных средств (отсрочка платежа не менее 2-х рабочих дней)

 

СОСТАВЛЕННЫЕ «АКТЫ О НАЛОЖЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО ВЗЫСКАНИЯ» СЛУЖАТ БЕЗУСЛОВНЫМ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ЛИШЕНИЯ РАБОТНИКОВ (В ОТНОШЕНИИ КОТОРЫХ СОСТАВЛЕН СООТВЕТСТВУЮЩИЙ АКТ) ПРЕМИАЛЬНОГО ВОЗНАГРАЖДЕНИЯ.

 

 

Постоянные затраты
Наименование затрат Сумма Примечание
1 Оплата заработной платы (оклад) 1 900 000
2 Налоги на ФОТ 779 000
3 Аренда помещения (офис) 530145
4 Оплата земельной ренты
5 Аренда стоянки автотранспорта 28800
6 Оплата за ГСМ 90000
7 Оплата системы "ПЛАТОН" 50000
8 Налог на имущество
9 Оплата членского взноса в СРО 5000
10 Оплата % по кредитной линии 94 500
11 Оплата за электричество 51354
12 Оплата за воду 3676
13 Оплата за тепло 17083
14 Оплата за ТБО 5582
15 Оплата за интернет 1500
16 Оплата за телефонию 33000
17 Оплата за канцелярские принадлежности 7000
18 Оплата за обслуживание офисной техники 5000
19 Расходы на поддержание сайта 30000
20 Расходы на поддержание рекламы 300000
21 Расходы на кадровое обеспечение 30000
22 Оплата "рабочих площадок" 60000
22 Представительские расходы 200 000
ИТОГО 4221640,00
Переменные затраты
Наименование затрат Сумма Примечание
1 Оплата заработной платы (премии) 1 375 000
2 Налоги на ФОТ  (премии) 563 750
3 Заработная плата (бонусы)
4 Налоги на ФОТ (бонусы)
5 Расходы на Техническое Обслуживание автопарка 75000
6 Расходы на ремонт офисной техники 5000
7 Расходы на создание рекламной продукции 20000
8 Представительские расходы 50000
9 Расходы на создание програмного обеспечения 90000
10 Расходы на создание сайта 30000
11 Судебные издержки 10000
12 Транспортный налог 132641
13 Страховка автомашин 9500
14 Оплата шрифтов в ГИБДД 20000
15 Оплата въездных пропусков на транспорт
16 Ремонт автопарка 30000
17 Ремонт инструментов 18000
18 Лизинг спец техники 305334,55
19 Оплата микрозайма 36672
20 Непредвидимые расходы 100000
ИТОГО 2870897,55
ВСЕГО 7092537,55